6 gợi ý để sử dụng máy khoan đóng chứng từ hiệu quả hơn

Trong số các thiết bị văn phòng thì máy đóng chứng từ là một công cụ không thể thiếu của phòng kế toán, công chứng, giao dịch với lượng lớn tài liệu, văn kiện. Bên cạnh việc vận hành đúng cách thì bạn đã biết những mẹo để sử dụng máy khoan đóng chứng từ hiệu quả hơn chưa?

Tại các văn phòng công ty, sàn giao dịch, kho bạc nhà nước, ngân hàng, việc trang bị máy đóng chứng từ, tài liệu kế toán đang ngày càng trở nên phổ biến khi mà máy giúp ích rất nhiều cho việc sắp xếp, bảo quản và lưu trữ tài liệu, văn kiện, giấy tờ vô cùng tiện lợi, dễ dàng kiểm tra, truy xuất mà không sợ rách nát, sờn gáy mà đảm bảo tính thẩm mỹ rất cao.

Mẹo sử dụng máy đóng chứng từ hiệu quả nhất

Bên cạnh việc sử dụng máy khoan đóng chứng từ đúng cách để giúp gia tăng tuổi thọ máy thì bạn đã biết làm thế nào để nâng cao hiệu suất vận hành chưa? Trong thời đại hiện nay khi mà thời gian là vàng bạc, việc nâng cao hiệu suất giúp công việc nhanh chóng hoàn thành mà vẫn đảm bảo chất lượng, từ đó giúp gia tăng hiệu quả công việc.

Dưới đây là 6 gợi ý mà vật tư Hoàng Quân muốn chia sẻ đến các bạn để có thể giúp việc khoan đóng chứng từ được dễ dàng và trơn tru hơn, công việc hoàn thành nhanh chóng hơn.

I. 6 mẹo sử dụng máy khoan đóng chứng từ dễ dàng, nhanh chóng

Thoạt nhìn có vẻ ai cũng nghĩ việc khoan đóng chứng từ là dễ dàng, chỉ việc lắp đặt và khởi động. Tuy nhiên nếu bạn không biết làm cho đúng rất dễ khiến việc khoan đóng tài liệu bị đình trệ, ì ạch, chất lượng thành phẩm bị kém thẩm mỹ. Có nhiều yếu tố gây ảnh hưởng đến vận hành của máy như kích thước chứng từ, độ dày xấp giấy, đầu khoan, vị trí đặt máy,...hay các vấn đề nghiêm trọng làm phát sinh chi phí như gãy mũi khoan, kẹt dầu, hư giấy, motor bị quá tải hay tệ hơn là hỏng trục khoan, bộ phận gần như là đắt nhất của máy khoan chứng từ.

Máy khoan và đóng chứng từ

Vì vậy bạn nên bỏ túi ngay 6 mẹo ngay dưới:

1. Kê thêm bìa carton hoặc xấp giấy thừa dưới chồng giấy

Đặt một tấm bìa carton mỏng hoặc một xấp giấy thừa ngay dưới chồng tài liệu cần khoan giúp hạn chế việc điều chỉnh mũi khoan nhiều lần, từ đó tránh làm hỏng phần đáy của xấp tài liệu, mà tấm bìa hay xấp giấy thừa có thể dễ dàng loại bỏ mà không ảnh hưởng đến chất lượng lỗ khoan. 

2. Thường xuyên mài mũi khoan chứng từ

Bạn nên dành chút thời gian để mài dũa mũi khoan trước khi sử dụng máy, mẹo này giúp bạn hạn chế rủi ro gặp phải tình trạng mũi khoan bị hư gãy, từ đó khiến cho tài liệu khoan đóng bị lỗi, kém thẩm mỹ, tệ hơn có thể làm hư hại máy đóng, gây nguy hiểm cho người sử dụng.

Nếu mật độ sử dụng máy đóng chứng từ là thường xuyên thì bạn nên mài dũi đầu khoan chứng từ sau mỗi 8 giờ sử dụng máy. Một trong những dấu hiệu rõ ràng nhất để nhắc bạn cần mài dũa lại mũi khoan chính là sự bất thường từ âm thanh phát ra của mũi khoan khi vận hành.

Ngoài ra, âm thanh bất thường của mũi khoan có thể là dấu hiệu của việc các vụn giấy nhỏ bị kẹt lại sau nhiều lần sử dụng mà không được vệ sinh.

Máy đóng chứng từ với mũi khoan truyền thống hay bám vụn giấy

3. Bôi dầu trơn thường xuyên cho mũi khoan

Việc bôi dầu trơn thương xuyên cho cả mặt ngoài và đầu nhọn của mũi khoan sẽ giúp ích rất nhiều trong quá trình vận hành như giảm ma sát giữa mũi khoan và tài liệu, các mạnh vụn giấy thừa cũng được dễ dàng đẩy xuống khay chứa mà ít bị dính và mũi khoan.

4. Khoan đóng chứng từ nhanh nhất có thể

Máy khoan chứng từ hoạt động dựa trên việc sản sinh nhiệt lượng cho mũi khoan và lực trở cơ học để tiến hành ép đóng chứng từ, tài liệu dễ dàng. Tuy nhiên đây cũng là 2 yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến sự hao mòn tuổi thọ của máy móc cơ khí nói chung.

Nếu bạn cho rằng việc sử dụng máy một cách chậm rãi để bảo vệ linh kiện máy móc chính là một quan niệm sai lầm nghiệm trọng. Vì vậy bạn nên khoan đóng chứng từ bằng tốc độ nhanh nhất có thể, vừa giúp tận dụng nhiệt lượng sản sinh kịp thời, tiết kiệm thời gian khoan đóng đồng thời nâng cao tuổi thọ của máy đóng. Tất nhiên, bạn vẫn cần xác định tốc độ khoan tối ưu nhất cho từng loại chứng từ, công việc đặc thù riêng.

5. Làm sạch vụn giấy đầu khoan sau khi dùng

Sau mỗi quá trình khoan đóng chứng từ, giấy tờ thì đầu mũi khoan thường rất nóng và dễ dính các mạnh giấy vụn gây kẹt đầu khoan, ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm khoan trong những lần sau sử dụng.

Thế nên sau khi sử dụng bạn cần phải lau phủi vụn giấy còn xót, làm sạch đầu mũi khoan và bôi dầu trơn mới. Ngoài ra bạn cũng có thể tranh thủ làm sạch trục khoan vì đây cũng là một bộ phận quan trọng rất dễ xót vụn giấy.

6. Kiểm tra kỹ lưỡng trước khi dùng

Mũi khoan là phụ kiện quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, tài liệu được khoan. Vậy nên trước khi sử dụng, bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng bằng mắt để nếu gặp phải các tình trạng mẻ, nứt hay vỡ thì phải nhanh chóng mài dũa hoặc thay mới.

Kiểm tra kỹ lưỡng trước khi sử dụng máy khoan đóng chứng từ

II. Làm thế nào để tăng tuổi thọ của máy đóng chứng từ?

1. Bảo quản sử dụng máy đóng chứng từ đúng cách

- Vì là một thiết bị máy móc cơ khí nên việc đặt máy ở những nơi khô ráo, sạch sẽ, tránh ánh nắng và không bị ẩm mốc sẽ giúp tăng tuổi thọ máy.

- Bề mặt sử dụng nên là mặt phẳng, hạn chế sự gồ ghề, bấp bênh để tránh ảnh hưởng đến quá trình khoan đóng tài liệu.

- Lưu ý nguồn điện phải đúng điện áp yêu cầu của nhà sản xuất và ổn định trong suốt quá trình sử dụng. Nên ngắt điện sau khi sử dụng.

- Độ dày chứng từ khi khoan cần phải đáp ứng đúng theo thông số quy định, hạn chế việc để dày hơn sẽ làm ảnh hưởng đến mũi khoan và chất lượng thành phẩm.

2. Thường xuyên vệ sinh để máy có thể hoạt động tốt nhất

- Việc vụn giấy dính ở trong và ngoài máy sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tuổi thọ và độ thẩm mỹ của sản phẩm khoan, bạn nên sử dụng chổi cọ sạch để phủi hết bụi, vụn giấy, có thể dùng máy hút bụi mini để vệ sinh các ngóc ngách, khe rãnh không thể phủi tới.

- Dùng khăn mềm có thêm chút cồn để lau bề mặt máy và các bộ phận bên trong máy, sau đó bôi thêm một ít dầu vào bánh răng, rảnh trục để hạn chế sự bào mòn cũng như rỉ sét.

3. Thay linh phụ kiện chính hãng, đúng thông số

Khi thay các lịnh phụ kiện cho máy khoan đóng như dây curoa, mũi khoan, dây luồn chứng từ, ống đai nhựa thì bạn cần phải thay đồ chính hãng, có thông số đáp ứng yêu cầu của máy khoan. Đặc biệt ống đai nhựa (đường kính 6-7mm) và mũi khoan chứng từ chính hãng.

Thay linh kiện mũi khoan ống nhựa chính hãng

Ở trên là một vài mẹo sử dụng để tăng hiệu suất hoạt động của máy đóng chứng từ cùng vài gợi ý để giúp bạn bảo quản thiết bị tốt hơn. Mong rằng những chia sẻ của vật tư Hoàng Quân sẽ giúp công việc của bạn đạt hiệu quả cao hơn. Đừng quên tại Hoàng Quân đang có sẵn nhiều dòng máy đóng chứng từ model mới nất sẵn sàng demo để bạn lựa chọn thay mới nếu cần thiết, mọi thông tin xin quý khác vui lòng liên hệ:

VĂN PHÒNG TP.HỒ CHÍ MINH

CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI BIGMART
Địa chỉ: 88B đường số 51, P.14, Q.Gò Vấp, TP.HCM
Hotline: 028 73 00 99 73 - 0896 449 886
Web: https://masu.com.vn

VĂN PHÒNG HÀ NỘI

Số 105 đường Louis 7 khu đô thị Louis City Hoàng Mai, Hoàng Văn Thụ, Hoàng Mai, Hà Nội
ĐT: (024) 73 00 99 73 - 0965 600 737