Hướng dẫn sử dụng máy đóng chứng từ đúng cách

Máy đóng chứng từ hỗ trợ kế toán lưu trữ, bảo quản giấy tờ, sổ sách, văn kiện, chứng từ, tài liệu, thiết bị được ưa chuộng tìm mua và sử dụng tại các văn phòng công chứng, công ty, cơ quan nhà nước,...Tuy nhiên, để sử dụng máy khoan đóng đúng cách, mang lại hiệu quả cao thì không phải ai cũng biết.

Viêc sử dụng máy đóng chứng từ kế toán đúng cách giúp dễ dàng tạo ra những lỗ khoan đẹp, gọn, đều trên một xấp giấy dày mà không lo rách nát, từ đó mang lại hiệu quả cao trong việc lưu trữ, quản lý chứng từ, tài liệu cho các văn phòng công ty, cơ quan nhà nước. Vậy làm thế nào để vận hành máy đúng cách để đem lại hiệu quả cao?

Hướng dẫn sử dụng máy đóng chứng từ

Sau đây vật tư Hoàng Quân sẽ đưa ra vài gợi ý hướng dẫn bạn sử dụng máy đóng chứng từ đơn giản nhưng rất hiệu quả, đồng thời giúp máy hoạt động tốt trong thời gian dài mà không bị suy giảm tuổi thọ máy móc.

I. Quy trình sử dụng máy đóng chứng từ chuẩn chỉ

Bước 1: Cắm nguồn máy đóng chứng từ vào ổ điện và bật máy lên.

Bước 2: Tùy chỉnh vị trí đầu khoan cùng thiết lập có sẵn tùy theo nhu cầu hoặc tài liệu, chứng từ bạn cần khoan đóng.

Bước 3: Bôi dầu trơn lên các đầu mũi khoan sau đó lau chùi thật sạch phần dư thừa bằng vải mềm hoặc vải nhám.

Bước 4: Xếp thật gọn gàng chồng giấy, đây là khâu quyết định chồng giấy có được đóng đẹp hay không. Nhớ kiểm tra thông số quy định số lượng tờ giấy mà máy có thể khoan để tránh làm quá tải thiết bị hay làm hư hỏng giấy tờ.

Bước 5: Đặt chồng giấy vào bệ khoan theo đúng hướng mà nhà sản xuất đã quy định.

Đặt chồng giấy vào bệ khoan đóng đúng quy định

Bước 6: Kích hoạt để máy đóng đẩy đầu khoan xuyên qua xấp giấy tờ. Một số dòng máy như DS thì sử dụng cần gạt tay thủ công còn các dòng máy khác thì sử dụng nút bấm để tự động khoan.

Chú ý: Chỉ sử dụng máy đóng chứng từ sau khi đọc kĩ hướng dẫn sử dụng, vì đây là một thiết bị rất mạnh mẽ và nguy hiểm với khả năng gây sát thương cao nếu vận hành không đúng cách. Đặc biệt là phải đặt máy tránh xa tầm tay của trẻ em.

II. 6 lưu ý để sử dụng máy đóng chứng từ hiệu quả

1. Hiểu rõ thông số của máy

Để máy khoan đóng chứng từ hoạt động hiệu quả thì bạn cần phải nắm được máy có thể độ dày chứng từ là bao nhiêu để có thể vận hành một cách trơn tru, thường độ dày chứng từ nằm trong khoảng 5-10cm.

2. Vị trí đặt máy

Vị trí đặt máy đóng chứng từ nên ưu tiên sạch sẽ, khô ráo, không bị ẩm ướt, tránh ánh năng trực tiếp của mặt trời. Bề mặt đặt máy cũng cần phải bằng phẳng, không gồ ghề để khi khoan đóng đạt hiệu quả tốt nhất.

3. Nguồn điện

Trước khi sử dụng bạn cần đảm bảo nguồn điện hoạt động ổn định, không bị chập chờn, đáp ứng tốt điện áp yêu cầu của máy. Sau khi sử dụng xong bạn cần phải ngắt điện để đảm bảo tuổi thọ của máy.

4. Thường xuyên vệ sinh máy

Máy đóng chứng từ cũng như các thiết bị điện khác, việc thường xuyên vệ sinh sẽ giúp máy hoạt động trơn tru hơn và tăng độ bền cho máy. Bạn nên bắt đầu vệ sinh từ ngoài thân máy bằng khăn mềm, sau đó dùng chổi, cọ nhỏ để vệ sinh mọi ngóc ngách, khe rãnh của máy.

Ngoài ra, bạn cũng nên làm sạch khay chứa vụn giấy sau khi khoan để tránh làm nghẽn cho những lần sử dụng sau.

5. Bảo quản máy đóng chứng từ đúng cách

Việc bảo quản cũng giúp máy khoan đóng chứng từ kế toán có tuổi thọ sử dụng lâu dài, máy sẽ luôn hoạt động trong trạng thái tốt và bền bỉ.

Bảo quản máy đóng chứng từ để tăng tuổi thọ máy

6. Thay linh phụ kiện chính hãng

Sau một thời gian sử dụng, các phụ kiện như mũi khoan chứng từ, dây curoa sẽ dễ bị hao mòn, bạn cần theo dõi và thay thế linh kiện kịp thời để tránh xảy ra nguy hiểm trong khi khoan đóng.

Bên cạnh đó các phụ kiện như dây đóng chứng từ, ống nhựa cũng cần được thêm mới thường xuyên với thông số chủng loại phù hợp để máy vận hành trơn tru nhất.

Ở trên là các thông tin về quy trình và lưu ý sử dụng máy đóng chứng từ đúng cách từ Vật Tư Hoàng Quân để máy có thể hoạt động bền bỉ và lâu dài hơn. Nếu quý khách có nhu cầu tư vấn thêm về máy khoan chứng từ, tài liệu hay cần hỗ trợ thêm về kỹ thuật của máy đóng xin vui lòng liên hệ Hotline:

• Hoàng Quân TpHCM: (028) 73 00 99 73
• Hoàng Quân Hà Nội: (024) 73 00 99 73

Đội ngũ tư vấn và kỹ thuật viên sẵn sàng hỗ trợ quý khách hàng!