Các lỗi máy đóng chứng từ thường gặp và cách khắc phục

Việc sử dụng máy đóng chứng từ, tài liệu trong thời gian dài có thể khiến đông cơ máy móc bị hao mòn, hư hỏng, từ đó dẫn đến các tình trạng trục trặc, hoặc tệ hơn có thể gây ra rủi ro nguy hiểm nếu sử dụng sai cách.

Máy đóng chứng từ là một thiết bị chuyên dụng dành cho kế toán, văn phòng công chứng giúp dễ dàng quản lý, lưu trữ số lượng lớn tài liệu, văn kiện, chứng từ mà vẫn đảm bảo tính thẩm mỹ. Tuy nhiên không chỉ riêng máy đóng chứng từ mà bất kì thiết bị điện nào cũng có thể bị hư hỏng nếu dùng trong thời gian dài hoặc sử dụng sai cách.

Các lỗi thường gặp của máy đóng chứng từ

Trong bài viết này, vật tư Hoàng Quân sẽ chỉ ra các lỗi phổ biến thường gặp khi sử dụng máy đóng chứng từ với nguyên nhân đến từ việc vận hành sai cách hoặc bị hao mòn trong thời gian dài hoạt động.

I. Các lỗi máy đóng chứng từ do sử dụng sai cách

Trong số các nguyên nhân gây ra lỗi thì việc sử dụng máy đóng chứng từ kế toán theo sai cách có thể khiến tuổi thọ và công suất máy suy giảm chóng vánh. Dưới đây là các lỗi phổ biến và cách khắc phục.

1. Chọn máy khoan đóng chứng từ sai nhu cầu sử dụng

Lỗi này đến từ việc bạn chưa tìm hiểu kỹ về các dòng máy đóng chứng từ dẫn đến việc lựa chọn sản phẩm không phù hợp với nhu cầu sử dụng, từ đó khiến hiệu quả khoan đóng chứng từ bị giảm sút, từ đó ảnh hưởng đến chất lượng công việc.

Vì vậy trước khi chọn mua máy đóng chứng từ bạn nên dựa vào nhu cầu sử dụng, độ dày chứng từ cần khoan đóng, sau tham khảo kỹ các dòng máy để lựa chọn thiết bị cho phù hợp, dưới đây là 2 loại phổ biến:

• Máy đóng chứng từ truyền thống tự động khoan và luồn dây qua lỗ với chứng từ có độ dày 5-10cm, ngắt nguồn khi kết thúc công việc. Ngoài ra máy còn có bàn dao cắt giấy tiện dụng.
• Máy đóng chứng từ ống nhựa đặc biệt có đường kính 6mm thuận tiện cho việc xem chứng từ, giấy tờ không bị rách, sờn gáy…có thể khoan và đóng ống nhựa với chứng từ dày 7cm.

Máy đóng chứng từ ống nhựa và luồn dây

2. Đặt máy vào những nơi ẩm ướt

Vì là thiết bị điện với hệ thống máy móc làm bằng sắt thép nên việc vô tình để máy đóng chứng từ ở những khu vực ẩm ướt sẽ khiến tuổi thọ máy bị giảm nghiêm trọng, dễ gặp trục trặc khi vận hành sử dụng.

Bạn nên lưu ý để máy ở những nơi khô ráo sạch sẽ, tránh ánh nắng trực tiếp từ mặt trời để hạn chế tối đa các tình trạng hoen gỉ.

3. Không rút điện sau khi sử dụng

Đây là lỗi mà rất nhiều người mắc phải làm ảnh hưởng đến chất lượng máy móc bên trong máy khoan và đóng chứng từ. Việc để nguồn điện thường xuyên vừa tốn điện, vừa khiến motor gây ra nguy cơ cháy nổ rất cao.

4. Không vệ sinh máy khoan chứng từ

Máy đóng chứng từ với cơ chế hoạt động chính là khoan giấy tờ, văn kiện. Vì vậy lượng giấy thừa sau khi khoan nếu để lâu có thể gây nghẽn bệ chứ, hoặc việc không thường xuyên lau chùi, phủi dọn vụn giấy nhỏ có thể khiến máy móc bị trì trệ, hoạt động không được như ý muốn.

Vì vậy nên thường xuyên vệ sinh trong và ngoài thân máy, bạn có thể dùng khăn mềm tầm cồn 90 độ để lau chùi bề mặt, khe rãnh, hoặc dùng máy hút bụi mini để làm sạch các vị trí ngách, khó lau chùi.

Thường xuyên phủi sạch vụn giấy thừa trên thân máy đóng chứng từ

5. Thay linh phụ kiện kém chất lượng, sai thông số

Dây curoa, mũi khoan, dây luồn chứng từ, ống đai nhựa là những linh phụ kiện quan trọng để máy đóng chứng từ hoạt động trơn tru, viêc thay thế bằng các linh phụ kiện nhái, kém chất lượng có thể khiến cho máy khoan đóng không hoạt động, hoặc tệ hơn là gây ra rủi ro hư hỏng, phát sinh thêm chi phí sửa chữa không đáng có.

II. Các sự cố máy đóng chứng từ sau thời gian dài sử dụng

1. Máy không hoạt động

Kiểm tra lại nguồn điện của máy đóng chứng từ đã vào điện hay chưa. Dùng bút điện để check ổ cắm, phích cắm. Đảm bảo nguồn điện hoạt động là ổn định.

2. Mũi khoan không chạy

Mũi khoan không chạy có thể là dấu hiệu của việc kẹt motor hoặc mùi khoan có vấn đề, bạn nên dừng máy, ngắt nguồn và tháo mũi khoan ra kiểm tra, sau đó luồn dây hoặc ống đai nhựa lại.

3. Một số sự cố hỏng hóc thường gặp khác:

• Máy hoạt động phát ra tiếng ồn
• Các bánh răng và rãnh trục lăn bị bào mòn
• Motor không hoạt động bình thường
• Kẹt giấy
• Dây đai không hoạt động
• Mũi khoan bị gãy, mòn
• Đứt dây curoa
• Cháy motor…

Đây là các trường hợp cần đến thợ có kỹ thuật cao để tiến hành sửa chữa thay thế kịp thời để có thể tiết kiệm chi phí, thời gian làm việc.

III. Cách bảo quản vệ sinh máy đóng chứng từ

• Đặt máy ở vị trí khô ráo, thoáng mát, tránh ánh nắng mặt trời.
• Lưu ý ngắt nguồn điện sau khi sử dụng.
• Khoan đóng chứng từ có độ dày tối đa theo quy định của từng loại máy.
• Khi thay các linh phụ kiện mới như dây curoa, mũi khoa, dây luồn, ống nhựa nên chọn loại chính hãng.
• Không nên đưa các vật liệu cứng như kim loại, mica,... vào để khoan cùng giấy tờ vì có thể làm cháy motor hoặc gãy mũi khoan.
• Sử dụng chổi, cọ kích thước nhỏ gọn hoặc máy hút bụi mini để làm sạch bụi, vụn giấy trong và ngoài máy

Bảo quản đúng cách giúp máy đóng chứng từ tăng tuổi thọ

Ở trên là các lỗi thường gặp cùng cách khắc phục, bảo quản vệ sinh mà vật tư Hoàng Quân muốn chia sẻ đến quý khách hàng để việc sử dụng, vận hành máy đóng chứng từ được diễn ra trơn tru, bền bỉ. Nếu sử dụng đúng cách thì đây sẽ là một thiết bị hữu ích giúp kế toán, văn phòng công chứng dễ dàng bảo quản chứng từ, tài liệu với tính thẩm mỹ cao.

Nếu quý khách có nhu cầu tư vấn thêm về các dòng máy đóng chứng từ tự động luồn dây, máy khoan và đóng ống nhựa tốt nhất thì vật tư Hoàng Quân rất sẵn lòng phục vụ quý khách hàng. Mọi thông tin xin quý khách vui lòng liên hệ:

VĂN PHÒNG TP.HỒ CHÍ MINH

CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI BIGMART
Địa chỉ: 88B đường số 51, P.14, Q.Gò Vấp, TP.HCM
Hotline: 028 73 00 99 73 - 0896 449 886
Web: https://masu.com.vn

VĂN PHÒNG HÀ NỘI

Số 105 đường Louis 7 khu đô thị Louis City Hoàng Mai, Hoàng Văn Thụ, Hoàng Mai, Hà Nội
ĐT: (024) 73 00 99 73 - 0965 600 737